التأهب للأزمات: فتح أعيننا على الفشل



التأهب للأزمات: فتح أعيننا على الفشل

إن خطة التواصل في الأزمات ليست سوى بداية الاستعداد . لا ينبغي نسيان التمرين

بقلم أماندا كولمان

 

نحن نذهب إلى صالة الألعاب الرياضية لاختبار أجسادنا ، واكتشاف مكان  الضعف في جسدنا والتركيز على تلك المناطق لبناء قوتنا والحصول على لياقة بدنية. إذا أردنا أن ننجح ، فنحن لا نقرر الشكل الذي نريد أن تبدو عليه أجسادنا ثم نجلس على الأريكة ونأكل الكعك فقط لننظر في المرآة ونتساءل لماذا لا يوجد تغيير. قد يبدو هذا غريباً بعض الشيء ، لكن هذا ما تفعله العديد من المنظمات بخطط اتصالات الأزمات الخاصة بهم.

يُعد تنفيذ خطط التواصل في الأزمات خطوة أساسية للاستعداد للحظات الطارئة في المستقبل، ومع ذلك غالبًا ما تكون إضافة اختيارية تحدث في حال حدوث هذه اللحظة في المستقبل. الاختبار الوحيد الذي قد تحصل عليه خطة التواصل في الأزمات وهي ذكر موجز في التدريبات التشغيلية للمنظمة ,وهذا يعني أنه لم يتم اتخاذ خطوة كبيرة للاستعداد للأزمة. حيث هناك فرصة ضئيلة لتقييم الخطة ، لتحدي العناصر التي تم تحديدها ومراجعة تلك الأفكار الأولية.  

يجب أن يساعد التعلم من الأشهر الماضية في التعامل مع جائحة كوفيد -19 الناس بالفعل على تحديث ومراجعة خطط الاتصال الخاصة بالأزمات. لا أحد يعرف ما قد يكون قاب قوسين أو أدنى ( يضرب بها المثل لشدة القرب من الامر ) ، متى أو أين قد تظهر الأزمة التالية. هذا يجعل الاستعداد جزءًا أساسيًا من العلاقات العامة والتواصل في هذا العالم المتقلب بشكل متزايد

لقد رأينا في الأشهر الأخيرة كيف تمكن أولئك الذين كانوا مستعدين التعافي وإظهار مستويات أعلى من المرونة من الآخرين الذين فوجئوا. لن يقف الانشغال كذريعة لعدم الاستجابة والاستعداد للمشاكل التي تظهر. إذن كيف يمكن اختبار الخطط بكفاءة وفعالية؟

تعلم اختبار التحمل

إن فهم سبب وجوب إجراء التمارين هو العقبة الأولى. هناك ثلاثة أسباب رئيسية وراء القيام بذلك: تحديد نقاط الضغط ، وإجراء تحليل للثغرات ، والقدرة على العمل بسرعة عندما يحدث الأسوأ. نقاط الإجهاد هي تلك النقاط داخل الخطة حيث قد يتعرض النشاط المقترح للضغط مما قد يؤدي إلى الفشل. يمكن أن يكون هذا غالبًا إدارة وسائل التواصل الاجتماعي ، أو إعطاء الأولوية للتواصل الداخلي أو ضمان استعداد المتحدثين للتحدث أمام الكاميرات. بالنسبة للكثيرين ، قد لا تكون إدارة الموارد هي النقطة الأولى للفشل المحتمل ولكنها تمثل عيبًا كبيرًا في التخطيط

بعد ذلك ، نظرًا لأن الأشخاص الذين يكتبون الخطط قريبون عمومًا من العمل ، فقد يتم تفويت المجالات الرئيسية للاستجابة. لا يمكن في بعض الأحيان تحديد مثل هذه الإغفالات إلا من خلال جلب مجموعة جديدة خارجية من وجهات النظر إلى التخطيط.كما أن العثور على الثغرات أمر ضروري للاستعداد للأزمات

أخيرًا ، إذا لم يتم إبلاغ الخطة بشكل مناسب لمن سيستخدمونها ، فلن يتمكنوا من العمل بسرعة عندما تكون هناك حاجة ماسة إليها. إن إجراء تمرين لوضع الخطة قيد الاختبار سيساعد أيضًا في التحقق من الوعي بين الموظفين الذين يجب أن يعملوا على التفاصيل الموجودة داخلها. أهم شيء يجب تذكره هو أن الأمر لا يتعلق باللوم وإلقاء القبض على الناس ، بل يتعلق بتحديد كيف يمكن للناس أن يتطوروا وكيف يمكن تحسين الأشياء

تعكس هذه التحديات الثلاثة للتخطيط للأزمات التي سيتم إجراؤها لتقييم الاستعداد التشغيلي للمنظمة.

 في المنظمات عالية الخطورة ، يعد وضع الخطط أمرًا معتادًا لأن العديد منها لديه متطلبات تشريعية للوفاء بها. بالنسبة للآخرين ، إنه مفهوم جديد نسبيًا. ولكن بغض النظر عن مكان العمل ، فإن الطريقة الوحيدة للاستعداد الحقيقي للأزمة هي اختبار الخطط

كيف يبدو تمرين التواصل في الأزمات؟

هناك أربع طرق رئيسية يمكنك من خلالها تقييم خطة التواصل أثناء الأزمات

  1. مناقشة السيناريو
  2. مراجعة منضدية
  3. تمرين افتراضي
  4. عملية تدريبية كاملة بالوقت الحقيقي

مناقشات السيناريو هي أبسط ترتيب وأسهل في إجراء. يتطلب الأمر فقط جمع الموظفين الرئيسيين معًا وتقديم سيناريو يحتاجون إلى مناقشته. يجب أن يكون محور المناقشة هو ما هي القرارات التي سيتم اتخاذها في أي نقطة ، وما هي الإجراءات التي ستتدفق من تلك القرارات. في غضون ساعتين فقط ، كان بإمكانك إجراء مراجعة معقولة لخطة الاتصال الحالية للأزمة ، بالإضافة إلى تحديد المكان الذي قد يحتاج إلى مزيد من التدريب للموظفين الذين سيتم استدعاؤهم لوضع الخطة موضع التنفيذ.

تتطلب مراجعات المنضدة بعض الأعمال الأكثر تفصيلاً لأنها تنظر في كل جانب من جوانب الخطة وتفكر فيما إذا كانت مناسبة للغرض ويمكن أن تعمل مع مجموعة كاملة من السيناريوهات. في العمل الذي أقوم به ، هذا هو المكان الذي تدخل فيه خطة إدارة المخاطر حيز التنفيذ حتى تتمكن من تقييم المخاطر الأكثر إلحاحًا لهذا العمل. من خلال الجمع بين الموظفين الرئيسيين ذوي المعرفة والخبرة في مجموعة من الأدوار ، يمكنك استخدامها للمساعدة في العثور على نقاط الضعف وحيث قد تكون الإجراءات غير واضحة. يمكن إجراء مناقشات السيناريو ومراجعات المنضدة باستخدام الموارد الحالية وتخصيص بعض الوقت فقط. ومع ذلك ، فإن تقديم إشراف مستقل على العمل له فائدة كبيرة.

إذا كنت قد أمضيت أسابيع أو شهورًا في ضبط خطة بدقة ، فمن الصعب أن تنظر بموضوعية إلى ما قمت به. نعلم جميعًا مدى سهولة تفويت الأخطاء الإملائية عندما كنا نعمل على مستند بالتفصيل لبعض الوقت. يعد الرجوع إلى الوراء ورؤية الصورة الكبيرة والقدرة على وضع المستندات تحت المجهر أسهل بدون إرفاقها.

عندما يتعلق الأمر بتمارين أكثر تفصيلاً ، غالبًا ما يكون هناك حاجة إلى دعم متخصص. بعد أن خضعت شخصيًا للعديد من تمارين التخطيط للأزمات خلال عقدي من العمل الشرطي ، أعرف كيف تعمل وماذا أتوقع. ومع ذلك ، سيحتاج بعض المتصلين إلى إحاطات مفصلة ومعلومات حول كيفية عمل التمارين قبل أن يتمكنوا من المشاركة الكاملة في تجربة افتراضية باستخدام أحدث التقنيات. حتى في هذه الأيام الخاضعة للوائح covid-19 ، يمكنك تطوير سيناريو واقعي يضع الناس تحت ضغط لاتخاذ القرارات كما لو كانوا يواجهون الأزمة حقًا.

الطريقة الأخيرة للاختبار هي تمرين جماعي حقيقي كامل تجمع فيه الأشخاص معًا وتجعله أقرب ما يكون إلى الواقع قدر الإمكان. يكون هذا أسهل بكثير عندما يمكنك التعاون جسديًا مع الأشخاص وتشارك جميع المنظمات الرئيسية. لكن يمكن أن تأتي هذه التدريبات بتكلفة لن تكون مقبولة للعديد من الشركات. من خلال هذين الاختبارين الأخيرين ، يمكنك معرفة كيفية تعامل الأشخاص مع الأزمة ، ومن يزدهر ومن قد يحتاج إلى المزيد من المساعدة والدعم.

ماذا بعد؟

التواصل في الأزمات هو أكثر من مجرد وجود خطة. يحتاج الناس إلى معرفة التفاصيل الموجودة فيه وماذا يعني ذلك بالنسبة لهم. يجب أن يكونوا قادرين على تنفيذها في أي لحظة.

لكننا نحتاج أيضًا إلى التحقق من أن تفكيرنا وتخطيطنا يمكن أن ينجح عند اختباره. في جوهر هذا يجب أن تكون القدرة على النظر بموضوعية إلى عملنا وتشريحه. انها ليست حول اللوم. لا يتعلق الأمر بممارسة ضغط غير ضروري على الناس. وهو بالتأكيد لا يتعلق بكونك على حق.

إن تنفيذ خطط الاتصال الخاصة بالأزمات هو عبارة عن الاستعداد والتعلم قبل أن نكون في خضم الأزمة.

 

ترجمة : بتول إبراهيم.


تابعنا :
آخر الأخبار :